Pogosta vprašanja

S-Invoice prepozna večino Slovenskih izdajateljev. Redko se najde kakšen (na primer napisan roko, natiskan na matrični tiskalnik, slaba kvaliteta tiska), ki ga naš sistem ne bo prepoznal. V takšnem primeru ponudimo uporabniku/ci ročen vnos podatkov. V praksi je procent takšnih računov izredno zanemarljiv.

Pred začetkom uporabe nam povejte, da želite, da na vaših lasnih računih skupaj testiramo prepoznave vaših računov.

Programska oprema ShakeSpeare® (S-Invoice in ostali produkti) se integrira z vsemi informacijskimi sistemi, ki so zakonsko skladni (podpirajo standardi eSlog 2.0, ki ga zakon predpisuje za poslovanje z javno upravo). Za nekatere računovodske sisteme (npr. Datalab Pantheon, Normasoft Calculus, …) imamo namenske integracije, za druge pa prenašamo podatke s prejetega računa preko omenjenega standarda eSlog. Na ta način zagotovimo, da zajetih podatkov iz prejetih računov ni potrebno pretipkavati.

Za prenos dodatnih podatkov (npr. stroškovna mesta ipd.) nas vprašajte, saj je odvisno od vašega računovodskega sistema.

Da, računi ki so hranjeni v skladu z ZVDAGA zakonom in UVDAGA direktivo jih lahko po uspešno zaključeni digitalizaciji uničujete.

Družba ŽEJN d.o.o. je registrirana dobaviteljica programskih rešitev pri Arhivu RS, za storitev hrambe pa uporabljamo certificirano hrambo eHramba.si družbe ZZI, ki je priložena naši rešitvi ShakeSpeare® S-Invoice. Rešitev eHramba.si ni za vse naročnike privzeto vklopljena in je potrebno zahtevati dodaten vklop (dodaten vložek).

Družba ŽEJN d.o.o. ima ISO 9001:2015 certifikat za profesionalno delovanje, naši oblačni ponudniki pa tudi ISO 27001 za informacijsko varnost. Na naših podatkovnih strežnikih gostujejo ene izmed bolj javnosti izpostavljenih organizacij in mednarodni finančni in zdravstveni koncerni.     

V kolikor imate varnostne pomisleke, se lahko dogovorimo za varnostni pogovor z našimi varnostnimi inženirji, lahko pa se tudi odločite za namestitev na vaši lastni infrastrukturi (angl. »on premise«).

Da, stranke lahko same uporabljajo s seznami stroškovnih mest in nosilcev.

Odvisno od nastavitev. V privzeti nastavitvi uporabniki vidijo glede na svojo uporabniško skupino:

a.) odločevalci in administracija: vidijo podatke iz vseh računov

b.) ostali potrjevalci: vidijo podatke iz računov, katerim so bili dodeljeni v potrjevanje

Privzete nastavitve se lahko prilagodijo vaši družbi na kakršnikoli za vas sprejemljiv način (programska oprema ShakeSpeare® je poponoma konfigurabilna). Dodatna konfiguracija se obračuna glede na obsežnost projekta.

Lahko. Le OCR deluje najbolje pri računih v Slovenskem jeziku.

Vhodne račune lahko prejemate preko:

a.) klasične pošte (fizični papir), kjer račun skenirate in opcijsko OCR-ate

b.) e-poštnega naslova v obliki PDF računov

c.) digitalne poti pravega eRačuna (eSlog) (pri tem plačate enkraten strošek nekaj dodatnih ur konfiguracije sistema ob začetku postavitve)

Za cene posameznih opcij nas prosim kontaktirajte, da vam lahko povemo specifično za vaš primer. Vprašate nas lahko tudi o razlikah med e-računi in računi v PDF obliki, ki jih prejemamo preko e-poštnega naslova.

Da, v naši rešitvi lahko beležite plačevanje računov.

Z dodatno konfiguracijo (ki se plača posebej) pa lahko nastavimo tudi izvoz plačilnih list v standardu SEPA XML, ki ga e-banke podpirajo za plačila.

Nekateri računovodski sistemi posredujejo tudi povratno informacijo o plačilu, zato o tem vprašajte naše strokovnjake.

Navadno se od potrjevalcev računov zahteva stroškovno mesto in/ali nosilec (če ga že niso njegovi/njeni predhodniki izpolnili) in da na razpolago komentar. To je v standardni konfiguraciji sistema. Sistem pa omogoča vse možne dodatne podatke, da se vprašajo poljubne osebe ob poljubnih trenutkih potrjevanja vhodnega računa, za te nastavitve pa dobavitelj računa strošek po porabljenem času.

Seveda. Ta funkcionalnost je za odločevalce (potrjevalce) izredno pomembna, saj veliko določene račune že prepoznaj iz zbirnega seznama in jim je lažje (in hitreje) potrjevanje računov »v paketih«.

Tako je. Uporabniki, ki imajo dostop do podatkov na računih, imajo tudi pravice le-te izvoziti v Microsoft Excel.

V Microsoft Excel datoteko lahko uporabniki izvozijo podatke, kot so v standardni konfiguraciji: datum računa, št. računa, znesek, dobavitelj, datum zapadlosti, ključne besede. Sistem pa omogoča, da se izvozijo v Microsoft Excel tudi drugi podatki, za te nastavitve pa dobavitelj računa strošek po porabljenem času.

Odvisno od vaše organizacije. ShakeSpeare program je ustvarjen, da se vam prilagodi in tako skupaj ustvarimo rešitev, ki se prilega vaši strukturi in željam. Navadno je to vhodna pisarna / administracija, finančno računovodska služba in vodje posameznih oddelkov (vsaj za svoj oddelek) in glavno vodstvo, odgovorno za plačilni promet. Seveda pa glede na industrijo in tip organizacije lahko le-tem dodamo še projektne vodje, kontroling ipd.

Za uporabnike storitve v Oblaku se programska oprema nadgrajuje sama, pri čemer ohranjamo enak izgled in funkcionalnosti za konsistenco uporabniške izkušnje. Za uporabnike, ki imajo nameščeno lokalno (angl. »on premise«) pa je nadgrajevanje v skladu s dogovorom, ki ga sprejmemo ob namestitvi.

Seveda! Še pred začetkom uporabe se z našimi strokovnjaki posvetujete, da se proces prilagodi vaši organizaciji. Pa vendar se vse organizacija spreminjamo in preoblikujemo na načine, da se prilagajamo vedno se spreminjajočemu poslovnemu okolju in s tem se spreminjajo tudi procesi. Programska oprema je popolnoma prilagodljiva in z našimi strokovnjaki ob dogovorjenih rednih sestankih uporabniki uskladijo za želene in potrebne spremembe.

Programska oprema je popolnoma intuitivna in je že brez usposabljanja zelo enostavna za uporabo. Vseeno verjamemo v prenos znanja, zato pred uporabo programske opreme organiziramo delavnice, kjer naši eksperti naučijo bodoče uporabnike rokovanja s programsko opremo in morebitnih specifik, ki so bile tekom prilagoditev dopolnjene za dotičnega uporabnika.