V zadnjih dveh stoletjih gre vsak tip industrije skozi procese globalizacije. Največja dva dejavnika, ki sta odprla vrata na globalni tržnici novim procesom poslovanja, sta medmrežje in digitalne tehnologije.
Digitalizacija in avtomatizacija poslovanja sta sestavni del poslovanja v industriji, vendar jih v odvetniških in pravnih pisarnah ne potrebujemo, kajne? To mnenje je deset let nazaj prevladovalo v Evropi, zdaj pa sta digitalizacija in avtomatizacija hrbtenica vsakega pravnega oddelka. Prav v zadnjem desetletju so trendi digitalizacije vstopili v pravno sfero, ne glede na velikost podjetja ali pravne pisarne. Vendar je za uspešno konkurenčnost potreben proces prilagajanja na novo ustvarjeno okolje, v katerem se digitalizacija vzpostavlja. Pravni sektor, se je poleg tehničnim spremembam moral prilagoditi tudi spremembam, ki so nastajale do njihovih strank. Na začetku se je pravni sektor počasi prilagajal na spremembe. Razlog temu je tudi vsakodnevno rokovanje z občutljivimi viri informacij. Danes, z veliko prednostjo vizualizacije in varnosti v oblaku, odvetniki in pravniki sprejemajo digitalne trende, ker se zavedajo, da so s tem prihranili čas in denar.
Digitizacija je proces preoblikovanja informacij v digitalno obliko, kar omogoča pisarni, da zaključi likvidacijo vseh računov, poročil in dokumentov v papirni obliki.
Digitalizacija podjetja ustvarja preprost in hiter spletni dostop do vseh informacij in dokumentov, digitalnega arhiviranja, digitalnega podpisovanja pogodb in preprostega sledenja časa, porabljenega za posamezen spis, na katerem smo delali. Prav natančno beleženje časa, porabljenega na spisu, zagotavlja odvetniku boljšo učinkovitost, učinkovito primerjalno analizo in spremljanja opravljenega dela v celotnem podjetju.
Raziskave so pokazale, da v povprečju delavec porabi 40 % svojega časa pri upravljanju nepomembnih informacij. Nepotrebno je iskati informacije v papirnati obliki, vse informacije so nam hitro dostopne skozi iskalec dokumentov. Tako je lahko čas, ki smo ga pred digitalizacijo namenili iskanju potrebnih dokumentov, namenjen naročniku.
DMS (document management system) je sistem za sledenje, upravljanje, samodejno kreiranje in shranjevanje dokumentov z zmanjševanjem dokumentacije.
V procesu digitalizacije in avtomatizacije obstajajo rešitve, ki temeljijo na delovnem procesu, ki omogoča spletno sodelovanje z zunanjimi odvetniki, sistematizirajo in avtomatizirajo pravne zadeve. Ti procesi pospešujejo poslovanje in zmanjšujejo človeške napake znotraj pravne pisarne. Digitalizacija poslovanja omogoča naslednje:
- preprosto iskanje informacij in spisov
- dostopanje v sistem preko prenosnika ali pametnih naprav
- avtomatizacijo poslovanja
- pregled dela vseh zaposlenih
- najvišji varnostni standardi prijave v sistem
- povečana produktivnosti in zmanjševanje stroška
Zakaj je avtomatizacija in digitalizacija potrebna prav odvetniškim pisarnam? Raziskave kažejo, da nekateri odvetniki letno porabijo 20.000 do 100.000 papirnatih listov in da zaposleni v povprečju porabijo 2 uri na dan za iskanje žejenih dokumentov.
OCR (Optical Character Recognition- optično prepoznavanje znakov) je specifična programska oprema, ki samodejno analizira besedilo in ga pretvori v obliko, ki jo lahko vaš računalnik preprosto obdeluje (bere). Obdelani dokumenti ustvarijo digitalni arhiv, ki je vedno in hitro dostopen. Dodana vrednost pri prenašanju podatkov neposredno iz optično prebranih dokumentov, je razvidna predvsem pri času vnosa podatkov in dejstva, da ne nastajajo napake pri prepisovanju podatka. Brezpapirna pisarna je tako bolj učinkovita in sistematizirana. Vsi dokumenti so shranjeni na enem mestu in zaposleni lahko kadarkoli dostopajo do njih iz katere koli naprave.
Glavne prednosti, ki jih DMS zagotavlja odvetniški pisarni, je preprostost procesa, avtomatizacija in večja učinkovitost. Prednost, ki bo predvsem vplivala na uporabnike in zaposlene, so lahko dostopne informacije, izboljšana kakovost dela in sledenje porabljenega časa dela s strani zaposlenih. Po drugi strani imajo organizacije korist od hitrega in kakovostnega dela, zmanjšanja bremen znotraj pravne službe in povečanja stopnje uspeha na sodišču.
Digitalni arhivi zmanjšujejo fizični prostor, potreben za shranjevanje dokumentov in spisov, še posebej zato, ker 80 % datotek, shranjenih v arhivih, nikoli ne bo obdelanih po končanih obravnavah. Fizični arhivi postanejo stvar preteklosti, glede na to, da shranjevanje v oblaku poenostavlja pregled in upravljanje vseh dokumentov.
Programska oprema, ki je razvita za digitalizacijo in avtomatizacijo poslovanja, ima naslednje značilnosti:
- zanesljivost in stabilnost
- prilagodljive rešitve
- pregled mobilnosti in uporaba na kateri koli napravi
- gostovanje v oblaku
- poslovna inteligenca
- OCR
Z uvedbo digitalizacije in optimizacijo procesov, odvetniški in pravni pisarni optimizirate čas in ste stroškovno učinkoviti.
